Unternehmen, die Business-Intelligence-(BI)-Projekte in einem Kompetenzzentrum bündeln und vereinheitlichen und eine zentrale Plattform für ein standardisiertes Reporting aufbauen, schaffen einen transparenten Überblick über alle Geschäftsdaten und Kennzahlen. Damit kann das Management schnell fundierte Entscheidungen treffen und die Geschäftstätigkeit effizienter steuern. BI-Starterpakete ermöglichen einen kostengünstigen Einstieg in das integrierte Reporting.

Entscheidungen im Blindflug
Dieses fiktive Beispiel zeigt: Firmen mit heterogenen BI-Landschaften und weitgehend manuellen und individuellen Berichtsprozessen verschwenden viel Zeit und Arbeitskraft, um Daten zu sammeln, zu validieren, aufzubereiten und in Berichten bereitzustellen. Es fehlen aufeinander abgestimmte, einheitliche Standards und Definitionen zu Datenmodellen, Prozessen und Inhalten. Auch klare Verantwortlichkeiten sucht man vergebens.

Die manuelle Konsolidierung und Auswertung wichtiger Unternehmenskennzahlen ist ein zeit- und kostenaufwendiger Kraftakt. Zudem besteht die Gefahr, dass Daten unvollständig, doppelt oder gar falsch übertragen werden. Das wiederum beeinträchtigt die Datenqualität und damit auch die Qualität der Geschäftsanalysen und sorgt für Verdruss bei den BI-Anwendern, die den Analysen dann nämlich nur bedingt vertrauen können. Ohne aktuellen und transparenten Überblick über die Geschäftstätigkeit steigt für das Management jedoch die Wahrscheinlichkeit, Fehlentscheidungen zu treffen.

Das BICC als Schaltzentrale
Aufgrund negativer Erfahrungen initiieren immer mehr Unternehmen daher bereichsübergreifende und strategische BI-Initiativen und bündeln sie in einem Business Intelligence Competence Center (BICC). Das zeigt eine aktuelle Umfrage des Business Application Research Centers (BARC) unter mehr als 400 Unternehmen. 63 Prozent der befragten Firmen haben bereits ein Kompetenz-Zentrum für BI-Fragen aufgebaut. Ähnliche Zahlen hatte das US-Marktforschungsinstitut Gartner bereits im Jahr 2009 für die Global-2000-Unternehmen ermittelt.

Als zentrale, übergreifende Organisationseinheit kann das BICC dazu beitragen, die Effektivität von BI-Initiativen zu erhöhen und Diskrepanzen zwischen individuellen Projektzielen und dem Unternehmensstandard auszuräumen. Es fungiert als Schaltzentrale für die Planung, Koordination, Steuerung und Realisierung von BI-Projekten. So implementiert das BICC in Abstimmung mit dem CIO und dem Management eine BI-Strategie, die sich an der Unternehmensstrategie orientiert. Es wacht über deren Einhaltung und gewährleistet eine durchgängige BI-Infrastruktur mit verbindlichen Standards wie einheitlichen Architektur- und Design-Vorgaben und Namenskonventionen.

Integrierte BI-Plattform aufbauen
Gleichzeitig sorgt es für den effizienten Einsatz der BI-Technologien und die Ablösung eines Excel-basierten Bereichs-Reporting. Das umfasst die Gestaltung und Implementierung eines zentralen Data Warehouse und die Auswahl einer passenden BI-Lösung mit modernen Frontend-Tools zur Datenauswertung und für die Berichterstellung. Sie bilden die Grundlage für den Aufbau einer integrierten Reporting-Plattform mit einer konsisteenten Datenbasis, standardisierten Kennzahlen und weitgehend automatischen Auswertungen.

Dadurch erhalten BI-Anwender vom Management bis hinunter in die Fachabteilungen verlässliche und jederzeit aktuelle geschäftlich und wettbewerbstechnisch relevante Kennzahlen: Finanzdaten wie Umsätze und Kosten, aber auch Informationen zur Auftrags-Pipeline, zur Liefertreue, zu Durchlaufzeiten von Aufträgen in der Produktion oder zu Bestandsreichweiten im Lager. Die umfassende und transparente Sicht auf diese Kennzahlen verbessert das Reporting ganz maßgeblich und ermöglicht eine effektivere Planung, Steuerung und Weiterentwicklung der Geschäftstätigkeit. Nicht zuletzt wird auch das Vertrauen der Anwender in die so gewonnenen Daten gestärkt.

BI-Komponenten aufeinander abstimmen
Laut Gartner erwerben Unternehmen BI-Anwendungen primär, um besser und schneller entscheiden zu können. Bei der Anschaffung sollte darauf geachtet werden, dass Datenbanken, BI- und Analyse-Applikationen harmonieren und sich in die vorhandene IT-Lösungsarchitektur einpassen. Eine BI-Suite wie SAP BusinessObjects 4.0, die verschiedenste BI-Tools und -Werkzeuge, zum Beispiel für das Enterprise Reporting (Crystal Reports) und die Daten-Visualisierung (Dashboard Design), auf einer einzigen Plattform vereint, vereinfacht diese Anpassung.

Hinzu kommen Anwendungen für das Enterprise Information Management (EIM) mit Web-Intelligence als Analystentool und SAP BusinessObjects Explorer als Abfragetool für große Anwendergruppen. Mit InfoView steht auch ein Web-Portal (BI Workspaces) zur Verfügung. Technisch gesehen bildet ein zentraler semantischer Layer – bei SAP BusinessObjects „Universen“ genannt –, der die Geschäftsdaten strukturiert, die gemeinsame Basis für die einzelnen Anwendungen. Sehr fein einstellbare Sicherheitsfunktionen gewährleisten darüber hinaus, dass die Nutzer ausschließlich die BI-Daten und -Kennzahlen aufrufen und bearbeiten, für die sie eine Berechtigung besitzen.

Schneller BI-Einstieg
Nicht selten scheuen sich die Unternehmen, gleich ein komplettes BICC aufzubauen oder in eine umfassende BI-Suite zu investieren. Das liegt häufig an restriktiven IT-Budgets, fehlenden internen Ressourcen oder mangelndem BI-Know-how in der IT-Organisation. Viele Firmen, egal ob Mittelständler oder global agierende Konzerne, suchen dennoch einen schnellen und preiswerten Einstieg in die BI-Welt, um spezifische Reporting-Anforderungen der Geschäftsführung oder einzelner Fachbereiche zu erfüllen.

Eine Möglichkeit für den Einstieg aus der „Bottom-up-Perspektive“ eröffnen die Fast Start Packages für SAP BusinessObjects, wie sie der IT-Systemintegrator basycs im Rahmen seiner b.I.S.4i Initiative zusammen mit IBM und SAP entwickelt hat. Die BI-Lösungspakete, etwa für SAP Crystal Reports und für SAP BusinessObjects Dashboards, sind vorinstalliert, sofort nutzbar und können einfach in die vorhandene Systemlandschaft integriert werden. Sie bestehen aus Hardware und Software und beinhalten die End-User-Lizenzen für drei Monate. Damit entfallen sowohl die Kosten für die Anschaffung zusätzlicher Hardware wie auch für die Lizenzen.

BI-Pakete flexibel erweitern
Auf diese Weise lassen sich binnen weniger Wochen anhand konkreter Businessdaten erste praktisch nutzbare Ergebnisse erzielen. Damit erhalten Management und IT-Leitung eine fundierte Entscheidungsbasis für die Umsetzung eines BI-Gesamtprojektes. Ebenso unterstützen die Fast-Start-Pakete aufgrund der klar umrissenen Zielsetzungen und der transparenten Strukturen die gemeinsame Rollenfindung im BI-Team und bilden damit den idealen Startpunkt für die Installation eines BICC.

Hat sich ein Unternehmen für ein BI-Paket entschieden, wird auf der Basis aktueller Berichts- oder Planungsprozesse ein Auswertungs- oder Planungsszenario definiert. Danach werden die notwendigen Reporting- oder Dashboard-Prototypen beziehungsweise Planungs-Workflows, etwa für die Kostenstellenplanung, aufgebaut. Die entwickelten Berichte und Dashboards verbleiben nach Ablauf der Fast-Start-Phase im Unternehmen. Sie lassen sich bei Bedarf jederzeit erweitern oder um zusätzliche, neue BI-Funktionen ergänzen und zu einem späteren Zeitpunkt auch nahtlos in eine BI-Gesamtlösung einbinden.

Fachartikel ist so erschienen in: S@pport 11/2011
Autor: Peter Stelzer, Prokurist